¿En que consiste el “Zero inbox”?
El Inbox de nuestro correo puede considerarse como una bandeja de recopilación en el sistema GTD y debe de ser tratada como tal. Por lo tanto todos los mail en el inbox (mensajes recibidos/bandeja de entrada) deberán ser procesados y archivados en su lugar correspondiente dejando de esta manera nuestra bandeja de entrada siempre a cero.
¿Cómo lo hacemos?
Una vez recibido un mail deberemos gestionarlo, bien con reglas de correo creadas en nuestro gestor de correo para que lo haga de forma automática, o bien hacerlo nosotros de forma manual, y dejarlos archivados en su sitio correspondiente. Para ello crearemos diferentes carpetas, según las categorías que vayamos a necesitar, por ejemplo: pendiente de hacer, llamadas, presupuestos, material de consulta, personal, etc. Ademas de esto podemos utilizar colores y etiquetas o categorias para diferenciar unos correos de otro, y luego a traves de los propios sistemas de búsquedas del gestor de correo encontrarlos de manera sencilla.
No hay una “verdad absoluta” para gestionar la bandeja de entrada del correo. Un sistema válido para una persona puede no serlo para otra, así que debemos pensar muy bien cual es la organización que mejor se adapta a nuestras necesidades. Si con nuestro sistema organizativo no conseguimos encontrar lo q buscamos en el momento que lo necesitamos nuestro sistema sencillamente no funciona y tendremos que volver a replantearnoslo.
Podemos ir aplicando este sistema a nuestro correo entrante a partir de ahora, y en algun tiempo muerto que tengamos ir haciendo lo mismo con los correos que tenemos atrasados, de esta forma iremos poco a poco haciendo limpieza en nuestra bandeja de entrada y colocando cada cosa en su sitio correspondiente. Haciendo este ejercicio nos daremos cuenta de la cantidad de correos innecesarios que guardamos en nuestras bandejas de entrada y que deberiamos haber borrado hace mucho tiempo.