Recientemente impartí un taller en una multinacional que están involucrados en un gran programa (un programa es un grupo de proyectos relacionados que se gestionan de forma coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual) con horizonte de finalización a 5 años vista, todo un desafío de la gestión de proyectos, en este caso de programas (Program Management).
El taller que les impartí consistió en explicarles la técnica del Valor Ganado desde la perspectiva de la norma ANSI 748-B, teniendo en cuenta las 32 guidelines agrupadas en los 5 bloques que marca la norma. Para los que no estéis familiarizados con la ANSI 748-B destacar que los 5 bloques son:
- Organización (en este bloque hay 5 guidelines)
- Planificación, cronograma y presupuesto (10 guidelines)
- Consideraciones de las cuentas (6 guidelines)
- Análisis y gestión de informes (6 guidelines)
- Mantenimiento y revisión de datos (5 guidelines)
Uno de los mayores problemas que nos encontramos para aplicar de forma correcta el Valor Ganado (EVM) es precisamente el cálculo del Valor Ganado, para ello se pueden utilizar diferentes Earned Value Techniques (EVT), a continuación os detallo algunas de las más importantes:
- 0/100: esta técnica consiste en atribuir el el 100 % del valor que genera la tarea a la finalización
- Comienzo – Fín (50/50, 20/80, etc…): variante de la anterior, en 50/50 atribuimos el 50 % del valor que genera la tarea al comienzo de la misma y el otro 50% a la finalización, en 20/80 cambiamos los porcentajes al 10 y al 80 % respectivamente
- Hitos: se genera el 100 % del valor a la consecución del hito
- Level of Effort: se utiliza para tareas de apoyo, tipo gestión. El Valor Ganado de estas tareas se calcula con el Valor Planificado dividido entre el valor presupuestado del total de la tarea
- Apportioned Effort: se usa para tareas que dependen de otras, suele ser un % del valor ganado de la tarea master
- % Completado: se asigna un % completado a la tarea
- Unidades completadas de producción
Dependiendo de las normas que establezca la Program Management Office se aplicarán las técnicas correspondientes a cada tipo de tarea, este tema da para muchos posts…
Ms Project nos permite seleccionar sólo dos formas de calcular el Valor Ganado, mediante el % Completado ó mediante %Físico Completado, si quisiésemos aplicar alguna de las diferentes técnicas de cálculo del Valor Ganado que hemos visto tendríamos que parametrizarlo.
Comentar que el taller fue un éxito y los asistentes quedaron muy contentos, ya que aunque la materia era ardua y compleja, intenté hacerlo lo más ameno posible, ¿cómo? aplicando el Valor Ganado a la construcción de una grúa y un camión, para ello realizamos la planificación de las construcciones y luego seleccionamos la técnica del Valor Ganado más adecuada a cada tarea de la planificación. Las construcciones las realizamos con Lego, aquí os dejo unas fotos de los proyectos:
