Ya había comentado algo acerca de la primera fase del GTD recopilar. Hoy nos centraremos en el siguiente paso: PROCESAR.
Una vez que hemos recopilado todo, como veíamos en la primera fase debemos identificar correctamente qué es exactamente lo que tenemos recopilado, de que se trata, para poder decidir si requiere una acción o no.
Si no requiere acción tenemos tres posibilidades:
- Se trata de algo innecesario y desechable: debemos tirarlo a la basura.
- No es necesario ahora, pero sí lo puede ser en un futuro, debemos incubarlo y añadirlo al calendario.
- Es información útil para la consulta, debemos introducirlo en nuestro sistema de archivo.
En el caso de que sí requiera acción, debemos contestar a dos cuestiones:
- ¿A que proyecto o resultado deseado corresponde? y añadirlo a la lista de proyectos hasta que se complete.
- ¿Cual es la siguiente acción que requiere? ¿cual es el próximo paso físico a seguir para completarlo? Puede ser hacer una llamada, una reunión, completar unos formularios, preparar un informe etc.
Una vez tomada la decidida la acción a tomar, tendremos tres posibilidades:
- Hacerlo: si nos lleva menos de 2 minutos, hacerlo en el mismo momento que se define la acción.
- Delegarlo: si son más de 2 minutos y no somos la persona adecuada para hacerlo debemos delegarlo.
- Posponerlo: si son más de 2 minutos y sí somos la persona adecuado debemos añadirlo a la lista de acciones siguientes.
En la próxima ocasión trataremos la siguiente fase: ORGANIZACIÓN.