Ya habíamos hablado sobre las dos fases anteriores, Recopilar y Procesar, en esta ocasión hablaremos de la tercera fase: ORGANIZAR.
Como habíamos visto a la hora de procesar, llegado a un punto debíamos determinar si eran o no necesarias acciones sobre las tareas pendientes. En esta tercera fase volvemos a distinguir las que tienen acciones de las que no.
Para las cosas que requieren acción emplearemos varias herramientas:
Lista de Proyectos: debemos partir de la definición que hace David Allen de proyecto «es cualquier resultado deseado que requiera más de un paso». La lista no tiene orden, ni por importancia ni por tamaño, simplemente se utiliza para revisar los proyectos en marcha y ver si se han decidido las acciones siguientes. Un proyecto no «se hace» por si mismo, lo que se hace son las acciones relacionadas con él hasta que se finalice. El material de apoyo para un proyecto debe organizarse por temas o asunto que trate, en ocasiones puede archivarse con el material de consulta. Es mejor archivarlo en un lugar fuera de nuestra vista, aunque en ocasiones será necesario tenerlo a mano si hacemos frecuentes consultas del material.
El punto de inflexión es decidir cual será nuestra siguiente acción. No debemos tener en cuenta para el listado las acciones que requieran menos de dos minutos, o las acciones ya realizadas, pero sí las que han de suceder en un momento concreto y que debemos anotar en la agenda, las que tenemos que hacer lo antes posible y que debemos añadir a «próximas acciones» y las que deben hacer los demás y que anotaremos en la lista de «a la espera«.
Calendario/Agenda: En la agenda podemos incluir:
- Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.
- Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.
- Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.
En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.
Lista de acciones siguientes: aquí es donde anotaremos todos los recordatorios. Junto con la agenda será la base de la organización de tareas diarias. Por ejemplo: llamar al médico, preparar el plan de marketing, revisar informe de costes…
Podremos consultar esta lista en cualquier momento y revisar que tenemos pendiente. En el caso de que sea una lista muy numerosa, podemos organizarlo por categorías como llamadas, preguntas para la reunión etc.
Para las cosas que NO requieren acción, habiamos visto tres posibles soluciones:
Desechar: debemos tirar cualquier cosa innecesaria para evitar que se mezcle con elementos importantes. Es fundamental mantener nuestro sistema «limpio».
Incubación: son cosas para las que ahora no disponemos de tiempo, pero que pueden resultar de interés algún día. Para tener bajo control estas cosas podemos hacer:
- Listas de algún día / tal vez: añadiremos posibles futuros proyectos. Para que sea útil debemos revisarla periódicamente.
- Archivo de seguimiento: anotamos un recordatorio en el calendario para refrescarnos esa información en un día concreto. Por ejemplo: «dentro de un mes caduca el pasaporte, ¡renovar!» o «falta un mes para presentar la declaración de la renta».
Material de consulta: Material que tiene información importante para un futuro y que debemos archivar para recuperarlos fácilmente cuando sean necesarios. Podemos archivarlos por temas específicos o en archivos de consulta general en el caso de que no los podamos incluir en ninguna categoría concreta. Es muy importante archivar de forma correcta para que resulte útil.