Cuadro de mando a nivel de portfolio

En la gestión de portfolios de proyectos, la capacidad de obtener información clara y concisa es clave para tomar decisiones estratégicas. Uno de los retos más comunes a los se que enfrentan los directores de proyectos y ejecutivos es cómo visualizar y gestionar grandes cantidades de datos de forma efectiva. Aquí es donde entra en juego la «Regla 3/30/300», un enfoque simple pero muy poderoso para estructurar cuadros de mando que realmente aporten valor a la toma de decisiones.

A continuación, exploraremos qué es la Regla 3/30/300 y cómo aplicarla para construir cuadros de mando que ofrezcan la información correcta en el momento adecuado.

¿Qué es la Regla 3/30/300?

La Regla 3/30/300 es un enfoque diseñado para estructurar y organizar la información en cuadros de mando de forma que sea fácilmente comprensible y útil en diferentes niveles jerárquicos. La regla se desglosa en tres niveles de información:

  • 3 segundos: El cuadro de mando debe ofrecer un resumen clave de la información en solo 3 segundos. Los ejecutivos o altos directivos deberían poder captar el estado general del portfolio de proyectos con una rápida mirada.
  • 30 segundos: En un segundo nivel de profundidad, el usuario debería poder encontrar más detalles sobre el rendimiento o estado de cada proyecto o área clave en no más de 30 segundos de revisión.
  • 300 segundos (5 minutos): Finalmente, el cuadro de mando debe proporcionar la opción de profundizar en los datos durante un análisis más exhaustivo, permitiendo a los gestores de proyectos revisar la información completa y detallada sobre los proyectos en un máximo de 5 minutos.

¿Cómo Aplicar la Regla 3/30/300 a los Cuadros de Mando de Portfolio?

Ahora que conocemos el concepto básico de la Regla 3/30/300, es importante entender cómo implementarla al diseñar cuadros de mando que ofrezcan valor a cada nivel de la organización.

1. Diseñar para los 3 segundos: La vista general

Este es el nivel de visión más alto, ideal para los directores generales y ejecutivos que necesitan un estado rápido y general del portfolio de proyectos. Para cumplir con esta regla, el cuadro de mando debe enfocarse en mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) o métricas que representen el estado general de todos los proyectos.

Consejos para lograrlo:

  • Utiliza gráficos sencillos como barras de progreso o semáforos (verde, amarillo, rojo) para mostrar el estado del portfolio.
  • Presenta solo 3-5 KPIs relevantes, como el porcentaje de proyectos en curso, proyectos completados y aquellos en riesgo.
  • Asegúrate de que la información sea intuitiva y fácil de interpretar con una sola mirada.

2. Ampliar a 30 segundos: Análisis de cada proyecto o área clave

En el siguiente nivel, los directores de proyectos y equipos de gestión necesitan detalles adicionales sobre áreas específicas del portfolio o el rendimiento de cada proyecto. Aquí, la información debe ser accesible rápidamente pero con suficiente profundidad para entender las tendencias o problemas emergentes.

Consejos para lograrlo:

  • Incluye gráficos de tendencias y datos históricos para cada proyecto o área funcional.
  • Utiliza comparativas de rendimiento entre proyectos o fases del portfolio.
  • Permite una navegación sencilla para acceder a más detalles con un solo clic, manteniendo una estructura clara y ordenada.

3. Análisis completo en 300 segundos: Profundizar en los detalles

Finalmente, en un análisis más detallado, los gestores de proyectos o analistas pueden necesitar profundizar en la información y obtener todos los datos necesarios para la toma de decisiones o la resolución de problemas específicos. Este nivel es para aquellos que necesitan entender el «por qué» detrás de un proyecto que está retrasado o no está cumpliendo sus objetivos.

Consejos para lograrlo:

  • Permite la visualización detallada de cada proyecto, incluyendo los informes de progreso, gráficos de seguimiento, y detalles sobre recursos y cronogramas.
  • Usa herramientas interactivas que permitan explorar la información de forma dinámica, filtrando por fechas, fases o responsables de proyecto.
  • Asegura que los datos estén actualizados en tiempo real, para que la toma de decisiones sea basada en información confiable y precisa.

Ventajas de Aplicar la Regla 3/30/300 en la gestión de portfolio de proyectos

1. Claridad en la toma de decisiones: Al presentar la información de manera clara y estructurada, los cuadros de mando basados en esta regla ayudan a los responsables a tomar mejores decisiones.

2. Mejora en la eficiencia: El diseño optimizado para 3, 30 y 300 segundos evita que los equipos pierdan tiempo buscando información, permitiéndoles centrarse en las acciones necesarias.

3. Información adaptada a cada nivel: La regla asegura que tanto los ejecutivos como los gestores de proyectos tengan acceso a la información que necesitan, sin sobrecargar a nadie con datos irrelevantes.

Si te interesa disponer de los mejores cuadros de mando para la gestión de portfolios no dudes en contactarnos, disponemos de amplia experiencia diseñando e implementando cuadros de mando de portfolios a partir de diferentes soluciones de Project and Portfolio Management

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *