La base de la metodología de David Allen.
En su libro “Getting Things Done“, David Allen expone lo que será la base de su gestión del tiempo, como debemos estar predispuestos para poder organizar y gestionar nuestro tiempo. Para ello crea el concepto de la “mente como el agua“. ¿Qué es lo quiere decir con esto?
Se trata de algo sencillo y complicado a la vez, el estado mental de “la mente como el agua” es el estado ideal en el que deberíamos estar para llegar a gestionar eficazmente nuestro tiempo. Allen compara el comportamiento del agua cuando es alterado por agentes externos (por ejemplo una piedra lanzada contra el agua) y como ésta vuelve poco a poco a su estado de calma, con nuestra mente que debería actuar de la misma manera para asimilar los agentes externos, que en este caso serían nuestras tareas cotidianas, las que debemos gestionar eficazmente en un medio limitado como es el tiempo.
David Allen propone que nuestra mente alcance ese estado ideal de “la mente como el agua”, ya que en ese estado seremos mucho más eficaces a la hora de gestionar nuestro tiempo. Para ello debemos librar nuestra mente de toda preocupación y aislarla para que sólo piense en la tarea que estamos llevando a cabo en ese momento. Pero esto no resulta sencillo, debemos librarnos del estrés que nos produce tener “temas abiertos” y “cosas por hacer”, y para ello debemos tenerlos bajo control y de esta forma lograr ese estado mental ideal.
¿Cómo podemos hacerlo? Con 3 simples premisas:
- Limpiar la mente: cualquier cosa inacabada tiene que ser sacada de tu mente y puesta en algún sitio “seguro” donde sepas que lo vas a poder controlar.
- Clarificar y decidir qué hacer, si es necesario, con esas tareas para poder progresar hasta completarlas.
- Recordatorios: una vez decididas las acciones a tomar, es necesario organizar un sistema para recordar y revisar regularmente las tareas pendientes y no dejar que sea nuestra mente quien tenga que recordarlas.
Nada mejor que un simple ejercicio que David Allen nos propone en su libro para entenderlo. Escribir un proyecto que nos esté rondando la cabeza continuamente, algo que requiera que se actúe sobre ello lo antes posible. Posteriormente debemos escribir una frase que defina cuál es el resultado que esperas obtener de ese proyecto, es decir, qué tiene que suceder para que consideres ese proyecto finalizado. Una vez esté definido nuestro objetivo lo siguiente es poner por escrito cuál será nuestra siguiente acción en ese proyecto… (una llamada, una visita, escribir un mail…, lo que sea).
Con este ejercicio pretendemos tener una visión de a dónde queremos llegar y sobre todo cuál es el siguiente paso que tenemos que dar para alcanzar el objetivo final. De esta forma nos liberamos del estrés que produce un proyecto abierto y sin rumbo definido. Lo único que hemos hecho es pararnos a pensar dos minutos en qué camino hemos de seguir y de eso trataremos próximamente.