Ya habíamos hablado de las 4 fases anteriores del GTD; recopilar, procesar, organizar, evaluar y por fin hemos llegado a la quinta y última fase propuesta por David Allen en su metodología de gestión del tiempo.
Esta fase consiste en facilitar buenas elecciones sobre lo que se ha en cualquier momento, pero…
¿Cómo decidir qué hacer y qúe no?
Para ello David Allen nos propone 3 modelos:
Modelo de los cuatro criterios:
- Situación: algunas acciones están limitadas por una localización específica o por requerir determinadas herramientas como el teléfono, el ordenador…
- Tiempo disponible: ¿de cuanto tiempo dispongo en este momento? ¿cuanto tiempo requiere lo que quiero hacer?
- Energías disponibles: ¿tengo la suficiente energía que la tare requiere para su realización?
- Prioridad: teniendo en cuenta los criterios anteriores ¿a que acción le voy a sacar mayor rendimiento en este momento?
Modelo triple para evaluar el trabajo diario:
- Hacer un trabajo predefinido: seguir las listas de acciones siguientes, tareas ya determinadas previamente.
- Hacer el trabajo a medida que surge: cosas inesperadas, debemos decidir si son más importantes que las tareas pendientes.
- Definir el trabajo: Procesar las entradas, definir las próximas acciones, hacer lo que nos lleve menos de dos minutos.
Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo:
David Allen propone 6 niveles haciendo una analogía con distintas alturas.
- Pista de aterrizaje: acciones actuales.
- 3000 metros: proyectos actuales, están basados en las acciones actuales, son los resultados a corto plazo.
- 6000 metros: área de responsabilidad. Áreas claves en las que queremos obtener resultados y mantener unos estándares.
- 9000 metros: objetivos anuales o bianuales. Definimos el trabajo en base a lo q queremos conseguir en los próximos 1 o 2 años, priorizando unas cosas sobre otras para alcanzar dichos objetivos.
- 12000 metros: visión entre 3 y 5 años. Proyectos de mayor embergadura.
- 15000 metros: la vida. La esencia de todo, el propósito final de cualquier cosa.