Uno de los avances más interesantes en la integración de inteligencia artificial en el entorno corporativo es la capacidad de crear agentes declarativos en Microsoft 365 Copilot. Pero, como ocurre con toda tecnología potente, la clave no está solo en tenerla, sino en saber cómo usarla.
En este artículo te explicamos, desde nuestra experiencia y aplicando la guía oficial de Microsoft, cómo redactar instrucciones claras, seguras y eficaces para que tus agentes trabajen con precisión y generen verdadero valor.
🧠 ¿Qué es un agente declarativo en Microsoft Copilot?
Un agente declarativo es una configuración basada en instrucciones que permite a Copilot acceder, interpretar y ejecutar información de un dominio específico (por ejemplo, tareas, proyectos, CRM, inventario).
No programamos cómo debe hacerlo paso a paso, sino que declaramos lo que queremos que haga y cómo se comporta.
Piensa en ello como el manual de trabajo que define cómo debe actuar un asistente inteligente dentro de tu organización.
📝 ¿Por qué es importante escribir bien las instrucciones?
Porque un error o ambigüedad puede hacer que el agente:
- No entienda lo que debe hacer
- Interprete mal las preguntas de los usuarios
- Exponga información que no debería
- Genere respuestas imprecisas
En otras palabras, la calidad de tu agente está directamente relacionada con la claridad de tus instrucciones.
✅ Recomendaciones prácticas para escribir buenas instrucciones
A continuación, te comparto una guía clara y directa basada en la documentación oficial de Microsoft y en mi experiencia diseñando este tipo de soluciones para empresas que usan Microsoft 365.
1. Empieza definiendo la identidad del agente
Explica quién es, qué sabe hacer y qué información puede consultar.
🔹 Ejemplo: “Eres un agente que ayuda a los project managers a consultar y analizar el estado de los proyectos activos en el portfolio de la empresa.”
➡️ Esto ayuda a que el agente tenga un enfoque claro desde el inicio.
2. Indica con precisión de qué fuentes puede obtener información
Nombra las bases de datos, herramientas o documentos a los que tiene acceso.
🔹 Ejemplo: “Puedes consultar la base de datos de proyectos en SharePoint, los informes de seguimiento en Power BI y los archivos de estado en Teams.”
➡️ No dejes al agente “adivinar” de dónde sacar los datos. Sé específico.
3. Define bien qué puede y qué no puede hacer
Esto es clave para mantener el control del comportamiento del agente.
🔹 Ejemplo: “No debes proporcionar estimaciones financieras ni acceder a documentos marcados como confidenciales.”
➡️ Protege la privacidad y evita errores críticos.
4. Utiliza lenguaje natural, pero estructurado
Evita tecnicismos innecesarios. Prioriza frases directas y claras.
🔹 Haz esto: “Resume el estado del proyecto usando los últimos datos disponibles.”
🔸 Evita esto: “Accede al resumen del dashboard, interpreta las métricas y genera una sinopsis con los KPI…”
➡️ El agente interpreta mejor cuando el lenguaje es directo.
5. Anticípate a preguntas frecuentes de los usuarios
Declara cómo debe responder ante peticiones habituales.
🔹 Ejemplo: “Si un usuario pregunta por riesgos, responde con los cinco riesgos más recientes clasificados por prioridad.”
➡️ Así mejorarás la utilidad y la velocidad de respuesta del agente.
🧩 Consejos extra desde la trinchera
🔸 Menos es más: No sobrecargues las instrucciones. Comienza simple y amplía con base en pruebas.
🔸 Itera y prueba con usuarios reales: La mejor validación es el uso. Observa cómo interactúan y ajusta.
🔸 Documenta tu lógica: Si otro miembro del equipo tiene que mantener el agente, que entienda por qué escribiste lo que escribiste.
🎯 Conclusión
Diseñar un agente declarativo efectivo no es una tarea técnica, es una tarea de comunicación y claridad mental. Cuanto mejor expliques lo que quieres que haga, mejores serán las respuestas que dará. En GEDPRO ya estamos ayudando a nuestros clientes a diseñar estos copilotos personalizados, y los resultados están siendo realmente bueno.
Si estás explorando cómo incorporar Copilot y agentes personalizados en tu entorno de trabajo, escríbenos. Estaremos encantados de ayudarte a dar el primer paso, con cabeza y con resultados.