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Publicado por: jose.moro
20/11/2017 12:44 

El pasado 9 de noviembre, me invitaron desde la Cámara de Comercio de Gijón a participar como ponente en una jornada sobre la transformación digital en la gestión de proyectos, para esta jornada desarrollé una ponencia sobre como se puede utilizar la transformación ágil como palanca transformadora en los proyectos de transformación digital.

Durante los últimos años, he tenido la oportunidad de participar y liderar varios proyectos relacionados con la transformación digital, tanto en empresas grandes como pequeñas, por lo que he intentando recoger en esta presentación los principales aciertos, errores y desafíos a los que se presenta una organización cuando quiere abordar un proyecto de transformación.

Lo primero que hay que tener claro, es que "Digitalización" no es lo mismo que "Transformación digital", la transformación digital es una evolución de la digitalización que lleva asociado cambios sociales, la digitalización afecta a procesos y herramientas y la transformación digital a las personas, por esto es fundamental centrar los proyectos de trasnformación digital en las personas y en la gestión del cambio que suponen.

Si lo que buscamos con la transformación es transformar las organizaciones para que sean más ágiles y flexibles, de forma que se puedan reducir tiempos de salida al mercado, hay que aprovechar los proyectos de digitalización para cambiar los procesos existentes y "agilizar y flexibilizar" la organización, para ello nos podemos basar en marcos de trabajo como "Scrum y Kanban" así como "SAFE" para escalarlo a toda la organización y que se adopten principios y prácticas "agile y lean".

En uno de mis últimos proyectos de transformación digital, se hizo muchísimo énfasis en la gestión del cambio, para ello se estableció dentro de la organización la figura del Lean Enterprise Leader, "Servant leaders", cuya misión fue la de liderar la transición de la organización hacia una organización ágil y flexible. Para ello, cada línea de negocio seleccionó su Lean Enterprise Leader, cuya misión consistió en garantizar el funcionamiento de los procesos ágiles, de minimizar desperdicios y de liderar nuevas oportunidades de negocio. Inicialmente se arrancó con 6 Lean Enterprise Leader y se acabó el proyecto con 10.

El plan del proyecto se basó en definir bien la digitalización a nivel de procesos y herramientas, para ello a los procesos actuales se les "adelgazó" con conceptos Lean, identificando cuellos de botella y desperdicios (5S), una vez adelgazados los procesos, se implementaron técnicas basadas en Scrum para trabajo planificado y Kanban para trabajo no planificado.

Estos procesos se implementaron con herramientas de Microsoft en la nube, Sharepoint Online para la digitalización de documentos y definición de flujos de trabajo, Project Online, Teams y Planner para la planificación y seguimiento de trabajo y recursos para la identificación de cuellos de botella. Se complementaron estas herramientas con Power BI para la creación de cuadros de mando para facilitar lo toma de decisiones.

Desde el inicio del proyecto se consideró clave la gestión del cambio, proceso que deberían liderar los Lean Enterprise Leaders, para ello antes de empezar la modificación de procesos y la digitalización de los mismos se formó al 95% de la plantilla en conceptos Lean y Agile con sesiones prácticas orientadas a cada línea de negocio.

Una vez formada la plantilla, las propias líneas de negocio seleccionaron a sus Lean Enterprise Leaders, que fueron los interlocutores durante la agilización y flexibilización de los procesos y durante la digitalización de los mismos con las herramientas. Durante todo el proyecto se trabajó la gestión del cambio haciendo muy fluida y transparente la comunicación tanto con los Lean Enterprise Leaders como con las líneas de negocio. Las herramientas fueron una palanca importante para el éxito del proyecto, ya que a medida que se iban implantando, permitió aumentar el compromiso de las lineas de negocio, ya que les permitía detectar mejoras y cuellos de botella y así ver resultados rápidos (quick-wins).

A nivel de gestión, el proyecto de transformación lo planteamos de una forma híbrida (combinación de predictivo y ágil), con una primera parte más predictiva, diagnóstico y análisis de situación actual y el primer planteamiento de la transformación. Una vez realizado este primer planteamiento se hiceron varias iteraciones para el planteamiento global y la identificación y solución de cuellos de botella entre áreas de la organización. La implantación se hizo de forma incremental en las diferentes líneas de negocio.

Como conclusión de este proyecto que os he contado, extraigo como lecciones aprendidas:

  • La transformación digital no es solo digitalizar, muchos proyectos que veo son de digitalización y no de transformación
  • Un pilar fundamental de la transformación digital es la transformación ágil
  • Para mejorar resultados, se pueden automatizar procesos, pero no es la única vía, habría que agilizar y flexibilizar procesos para después automatizarlos. Con esto se consiguen mejorar los resultados exponencialmente
  • Las herramientas pueden ser una palanca importante, no son el objetivo, pero si el medio que pueden ayudar a flexibilizar y agilizar la organización
  • La clave de un proyecto de transformación son las personas, para ello es importante planifcar y ejecutar un buen plan de gestión del cambio
  • La figura del Lean Enterprise Leader fue clave, al inicio consideramos solo 6, pero a medida que fue avanzando el proyecto, nos dimos cuenta que hacían falta más.
  • Un proyecto de transformación para que aporte beneficios a una organización debe centrarse en:
    • Aportar nuevas experiencias a los clientes
    • Reinventar la productividad de los trabajadores y establecer una cultura orientada al análisis de datos
    • Optimizar las operaciones
    • Innovar en productos y modelos de negocio

Si estás inmerso o estás pensando abordar un proyecto de transformación digital, no dudes en contactarnos, te podemos ayudar en todo el proceso de transformación

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