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Autor: c.hofer Creado: 21/11/2007 13:04
Gestión del tiempo y productividad personal. En este espacio intentaremos comentar diversas metodologías, así como soportes para gestionar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad personal.

En ocasiones nuestros puntos débiles minan desde dentro nuestra productividad personal. En este caso el sistema que empleemos no es el culpable de los pobres resultados. Simplemente nuestra propia debilidad es la que nos hace fallar. Hoy voy a presentaros 5 posibles culpables de nuestro bajo rendimiento.

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Hoy voy a daros algunos consejos sobre cosas que debéis evitar hacer al gestionar vuestro email.

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¿A que llamamos tiempos muertos? son los momentos a lo largo del día que no tenemos programados o que no contábamos con ellos para gestionarlos. Por ejemplo: los minutos que empleamos en traslados a nuestro trabajo, tiempos de espera para visitar a un cliente, los minutos previos a una reunión, cualquier tiempo extra que nos haya sobrado de hacer una tarea programada, esos minutos que nos sobran durante la pausa para comer, tiempos de espera en el aeropuerto, etc. Todo eso son tiempos muertos aunque en realidad no tienen por que ser "muertos" y podemos sacarle mucho rendimiento, pero ¿cómo?.

Los tiempos muertos no suelen tener gran duración, por lo general no duran más de una hora y en muchas ocasiones bastante menos. ¿Qué podemos hacer con tan poco tiempo? En realidad podemos sacarles mucho más provecho de lo que parece. Estos tiempos muertos son ideales para hacer tareas que requieran poco esfuerzo y de poco tiempo para realizarlo como por ejemplo la lectura de libros, revistas, artículos, hacer llamadas,...

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En su libro "La semana laboral de 4 horas" Timothy Ferris dedica algunos capítulos a la gestión del tiempo. En ocasiones puede resultar algo "radical" en sus planteamientos, pero me parece bastante interesante rescatar algunas de sus ideas.

¿Realmente en nuestro día a día somos eficaces o eficientes? ¿Cual es la diferencia?

Somos eficientes, si nos dedicamos a hacer tareas, pero somos eficaces si nos dedicamos a hacer tareas que de verdad nos acerquen a nuestras metas.

Hay que recordar dos cosas fundamentales: Hacer algo intrascendente bien no lo convierte en importante. Si la tarea exige mucho tiempo no la hace importante.

En realidad lo que haces es más importante que como lo haces.

Ferris nos recomienda utilizar dos cosas para mejorar nuestra productividad personal y gestión del tiempo.

El principio 80/20 o Principio de Pareto: El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados, el 20% de nuestras tareas nos produce el 80% de nuestras metas... La ley de Parkinson: una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibida) en relación al tiempo asignado para hacerla. Así pues debemos acortar el tiempo de trabajo para limitar nuestras tareas a las importantes. Cuanto más tiempo tengamos para hacer una tarea, más tiempo perderemos de forma innecesaria. Si disponemos de plazos de entrega más cortos el esfuerzo será mayor y nos concentraremos mucho más en hacer lo que de verdad importa para terminar la tarea....

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Hoy voy a daros algunas recetas antiproductivas, todo lo que debéis hacer si no queréis gestionar vuestro tiempo de una manera eficaz. Algunas recetas para mermar lo máximo posible vuestra productividad personal.

No simplifiques, complica siempre todas las acciones lo máximo posible. Planifica y revisa sin descanso. Consume todo tu tiempo con planificación y revisión y no hagas. Asiste a todas las reuniones que tengas, cuanto menos productivas y peor organizadas mejor. Procrastinar es tu máxima. ¿Para que hacer hoy lo que puedes dejar para mañana? No dividas tus proyectos en pequeñas tareas, intenta hacerlos de una sola vez, eso te garantiza el fracaso. Permite que los ladrones de tiempo tomen el control. Ese compañero charlatán, interrupciones telefónicas continuas... Deja las tareas que requieran más energía para el momento del día en el que estás mas cansado. Multitarea siempre, cuantas más cosas hagas a la vez mejor, jamás te centres en una sola cosa. No...

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A lo largo del día, siempre habrá alguien que quiera encomendarnos una tarea para que la hagamos en su lugar. No siempre podemos afrontar todas las peticiones que nos hacen, puesto que ese tiempo que dediquemos a hacer tareas de los demás nos quita tiempo para hacer y finalizar nuestras tareas.

Además el aceptar tareas de otros nos crea estrés por tener que preocuparnos por esa tarea que nos encomendaron, por que una vez aceptada no podemos "dejarlos tirados". En muchas ocasiones estas tareas que aceptamos tan alegremente no nos suponen nada importante para nosotros.

Decir no nos libera y nos permite centrarnos en lo que de verdad importa.

No debemos sentirnos culpables por decir no a algunas cosas.

Debemos decir no de forma firme pero educada, sin que resulte grosero o brusco. Lo ideal es incluir siempre el no con alguna explicación de por que no se puede hacer esa tarea. Si fuese necesario deberemos repetir la negativa varias veces. Una sonrisa a la vez que se da una negativa la suaviza, da a entender que no se trata de algo personal.

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A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

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Durante los días 7, 8 y 9 de Mayo tuve la oportunidad de participar en el evento iWeekend en Asturias y tengo que decir que fué una experiencia fantástica. Para los que no conozcais el evento se trata de reunirse 50 personas de muy diversos perfiles para poner en marcha 2 empresas durante un fin de semana.

Aqui va un pequeño resumen:

Viernes, primera toma de contacto, conociendo un poco a la gente, primeras reuniones, presentación de ideas algunas más ambiciosas que otras en 3 rondas. Primera ronda 3 minutos para explicar tu idea seguida de unas votaciones via ordenador que servian de criba para que sólo pasaran 8 ideas a la siguiente fase. Segunda ronda, algo más de tiempo para poder explicar tu idea brevemente y dejar algo para el turno de preguntas. Sólo 6 minutos para todo el proceso. Tercera ronda, después de las votaciones son sólo 4 ideas las que llegan a la ronda final. Turno para exponer de nuevo tu idea, mostrar tu talento como emprendedor y comunicador y ronda de preguntas...

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Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar? Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

¿Nos llaman o llamamos? ¿Quien nos llama o a quien llamamos? ¿Con que frecuencia? ¿Que duración tienen nuestras llamadas? ¿Que motivo tiene la llamada? ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales? Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes Podremos...

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O lo que también podríamos decir, "menos planificar y más hacer". El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer. Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más. ¿Cómo organizar nuestra tarea de "hacer"? En el día a día Básicamente distinguiría dos tipos de "cosas" para hacer:

Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia. Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo....

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En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen "faltando horas". El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos. Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión... Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer...

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Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro"El Príncipe". De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que "cojamos el toro por los cuernos" y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo "enorme", algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es "pasar de largo" y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor "sine die".

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que...

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En ocasiones a la hora de gestionar nuestros proyectos (ya sabéis, todo aquello que nos requiera más de una tarea para finalizarlo) puede resultarnos de utilidad crear una pequeña "hoja de ruta" en la que llevar un control visual rápido del estado de nuestro proyecto.

Sobre todo nos resulta útil en proyectos en los que vayamos trabajando sobre el papel y tengamos perfectamente localizados en carpetas. Esta pequeña hoja de ruta, o lista de tareas, o to-do´s o como queráis llamarlo, debe estar en una parte visible de nuestra carpeta física del proyecto. No tiene que ser nada sofisticada, una simple hoja con "tecnología manual" donde iremos apuntando las tareas que hay q ir haciendo para finalizar el proyecto, pueden estar ordenadas o no por linea temporal, importancia o simplemente sin ningún tipo de orden.

Una vez finalizada una tarea simplemente la tacharemos, de este modo de un sólo vistazo a la carpeta del proyecto podremos saber que cosas estan pendientes y decidir con cual de ellas seguiremos...

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Una persona de mi entorno laboral se quejaba un día amargamente de las contínuas interrupciones que sufría durante la jornada laboral. Aquel era un día como tantos otros, pero la diferencia era que en aquella ocasión debía realizar un trabajo que requería toda su atención, era un tema delicado y no podía permitirse el lujo de cometer errores, así que explotó con un "así no hay quien pueda hacer nada".

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¿Cuantas veces hemos intentado hacer algo y hemos fracasado en el intento? seguramente nos ha sucedido en muchas ocasiones.

Estos fracasos pueden ser consecuencia de un mal inicio, es decir, de una mala elección de los objetivos, o mejor dicho de una mala definición de los objetivos a cumplir.

¿Qué requisitos deben cumplir para que sean "buenos" objetivos? veamos algunas pistas:

Específicos: tener claro que es lo que queremos lograr. Medibles: debemos ser capaces de cuantificarlos para hacer un seguimiento. Alcanzables: no deben de ser fáciles, pero sí posibles de realizar. No podemos pretender hablar perfecto el chino mandarín en 2 h de estudio... pero sí quizá defendernos en unos meses. Relevantes: deben ser cosas que te importen, de este modo será más fácil lograrlo. Temporales: deben tener una fecha fin, no pueden prolongarse en el tiempo indefinidamente. Si no tenemos una meta clara en el tiempo caeremos en la trampa de postergarlo indefinidamente al no tener...

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Hoy me gustaría comentar en que consiste la planificación natural de proyectos. Básicamente consiste en aplicar cinco fases:

1.Propósitos y Principios

El propósito nos das las respuestas al ¿por qué? Con los propósitos logramos: Definir el éxito, sin él no podremos saber si lo hemos logrado o no. Genera criterios para la toma de decisiones. Dependiendo del propósito actuaremos de distinta forma. Distribuye los recursos. Motiva. Sin un propósito definido es difícil encontrar una motivación para realizar el proyecto. Aclara el enfoque. Hace aumentar las opciones y el pensamiento creativo. Los principios nos ayudan a definir los parámetros de la acción y los criterios para la óptima realización de la tarea. Son nuestros valores y nuestros estándares. A la hora de planificar una convención por ejemplo definiremos nuestros propósitos y principios que podrían ser: traer como ponentes a los mejores especialistas en la materia, atraer al menos a 200 personas al evento, nuestra motivación podría ser que la gente se fuera contenta después de la convención y que pensaran que fue algo útil.......

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Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.



David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

Contratar nueva secretaria Reformar la casa Fotocopiar un libro No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar...

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En el día de hoy a través de twitter Kelly Forrister (@GTDCoachKelly, por si quereis seguirla) de David Allen Co. hizo un pequeño "coaching" sobre GTD y la revisión semanal.

Para los que no pudisteis asistir, aquí os resumo un poco en que consistió el evento.

Kelly Forrister hizo una pequeña guía de 11 pasos:

Recopilar: todo lo que tengamos y colocarlo en el inbox. Vaciar el inbox y procesarlo: como siempre... delegar, tirar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente. Vaciar la mente: en una hoja de papel, un documento de word, cualquier cosa donde podamos apuntar todo lo que ronda por nuestra cabeza. Kelly Forrister nos da algunos consejos, pensar en temas familiares, trabajo, salud, reuniones, finanzas, mascotas... ¡Actualizate!: revisa tu lista de acciones. Revisa tu calendario atrasado, tal vez te de pistas sobre cosas...

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El otro día había hablado sobre las principales diferencias entre el GTD y el ZTD siempre desde el punto de vista del creador de esta última metodología, Leo Babauta. Hoy trataré de explicar los 10 hábitos fundamentales del ZTD. Como vimos en el anterior artículo, una de las críticas al GTD es que intenta cambiar muchos hábitos y de forma simultánea por lo que Leo Babauta en su ZTD lo que predica es que vayamos poco a poco adoptando cada hábito. Recomienda empezar por uno cada vez, centrarse en él unos días y cuando lo tengamos perfectamente asumido pasar al siguiente. En ningún caso deberíamos practicar más de 2 o 3 hábitos de forma simultánea.

Recopilar: anotar cualquier idea, proyecto o cualquier cosa que tengamos en la cabeza (muy similar a GTD). Recomienda utilizar un pequeño bloc de notas cuanto más sencillo mejor y una vez en casa vaciar las anotaciones a una lista “to-do”. Procesar: tomar...

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Para los que no conozcáis ZTD, o lo que es lo mismo Zen To Done, es una especie de GTD simplificado creado por Leo Babauta. Os recomiendo que visitéis su página web donde tiene interesantes artículos para profundizar en esta metodología. ¿Pero cuál es la diferencia entre el GTD y el ZTD? Para el creador de este sistema, el GTD resulta demasiado complejo para mucha gente que tal vez no necesite de un sistema tan completo como GTD. Para Leo Babauta hay 5 problemas principales que la gente tiene con GTD.

Cambios de hábitos: GTD supone demasiados cambios de hábitos al mismo tiempo, mientras que en el ZTD se hace de forma progresiva uno de cada vez y al mismo tiempo que se va adoptando el sistema. GTD no se centra en hacer, se centra más en recopilar y procesar, mientras que ZTD se centra más en hacer. Este punto ha sido de los más criticados en la metodología de David Allen por todos sus seguidores....

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