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Imaginemos la siguiente situación, hemos estado trabajando en un proyecto y ya hemos imputado horas y porcentajes completados a tareas, nos comunican que debemos dejar ese proyecto y ponernos a trabajar en otro que es prioritario durante dos semanas, al finalizar esas dos semanas, seguiremos trabajando en el proyecto inicial, ¿cómo podemos reflejar esta situación en Microsoft Project de forma sencilla?

Muy facil, tenemos que reprogramar el trabajo restante del proyecto para que comienze en la fecha que tenemos previsto finalizar el otro proyecto prioritario, es decir dos semanas después, para hacerlo utilizaremos la opción de Ms Project de "reprogramar el trabajo restante para que empiece despues de", para ello en el menú Herramientas --> Seguimiento --> Actualizar proyecto

En esa ventana seleccionamos "Reprogramar trabajo restante para que empiece despues de" e introducimos la fecha a partir de la cual vamos a replanificar el trabajo restante, lo podemos hacer para todo el proyecto  o solo para las tareas que seleccionemos.

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Ayer se celebró el cuarto iniciador asturiano, tuvimos la suerte de contar con un ponente excepcional como es Raúl Jiménez, CEO y fundador de minube.com, el evento se pudo seguir por streamin gracias a tutele.net, a continuación os dejo los tweets del evento a modo de resumen:

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Hoy tenemos el cuarto Iniciador Asturias y contaremos con la presencia de Raúl Jiménez de minube.com que nos contará cuales son "los factores clave del éxito de una start-up".

Nos vemos en el El Café Oriental: C/Jovellanos Nº8 Oviedo (ver mapa) a las 18:30

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pmbokAunque ya estaba disponible la cuarta edición del PMBOK en castellano, ésta no estaba del todo completa ya que no estaban traducidos todos los capítulos, ahora ya están todos los capítulos en castellano, por lo que si eres miembro de PMI puedes descargar el PMBOK con todos los capítulos en castellano.

Si deseas adquirir el PMBOK puedes comprarlo aquí. Todos los miembros de PMI tienen un descuento de más de 10 $ además de poder descargarlo de forma digital totalmente gratis.

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Trabajas en un equipo de proyecto, tienes asignada una tarea que tiene que estar acabada en menos de dos semanas, la fecha límite de esa tarea es importante que se cumpla ya que de esa dependen otras tareas que no pueden comenzara hasta que tú no acabes esa, ¿qué te motiva para acabar esa tarea en tiempo?, si adelantas la finalización, ¿tienes alguna recompensa?.

Esta situación es de lo más habitual en un proyecto, como Project Managers debemos crear las condiciones adecuadas para que el trabajo salga adelante lo antes posible, por eso uno de los factores críticos para el éxito es la motivación del equipo, mantener al equipo motivado no es tarea fácil ya que siempre hay dificultades que superara, hay momentos altos y bajos, etc. Debemos estar constantement poniéndonos en el lugar de nuestro equipo, ¿qué le motiva a ese trabajador?, si adelanta los plazos ¿cómo le recompensamos? y no me refiero a una recompensa monetaria (€€€ ó $$$), me refiero a recompensas emocionales, que van desde reconocerle el esfuerzo...

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project 2010

Microsoft acaba de hacer públicas las versiones betas de Project y Project Server 2010 así como de Office 2010, puedes acceder a ellas en los siguientes enlaces:

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mal jefeEn organizaciones orientadas por proyectos es práctica habitual que cuando se acaba un proyecto debes buscar otro en el que trabajar, normalmente con diferente Project Manager, a veces existe la posibilidad de escoger proyecto, pero lo habitual es que nos asignen a un determinado proyecto sin posibilidad de elegir. En toda organización siempre hay un proyecto "marrón" o varios y un jefe de proyecto "tirano" o varios, ¿qué fama tienes como jefe de proyecto?.

Como Project Managers siempre nos interesa disponer en nuestro equipo de los mejores profesionales, los más preparados, los que trabajen mejor y más rápido, de esta forma garantizamos en parte el éxito del proyecto, pero y ¿si el equipo no está a gusto bajo nuestro mando?, ¿qué ha motivado para que tengas esa fama?

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Una vez que hemos definido una tarea en Microsoft Project y le hemos asignado un recurso, Project calcula el trabajo de la tarea según la fórmula Trabajo = Duración X Unidades de asignación, por defecto la distribución del trabajo a lo largo de la duración de la tarea es "Uniforme" es decir, distribuye por partes iguales el trabajo en la duración de la tarea, si nos interesa esta distribución se puede modificar, ¿cómo?, a continuación explico como se puede hacer:

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raul-jimenez-foto-wicho

(Foto de Flickr realizada por Wicho)

El jueves 26 de noviembre de 2009 celebraremos el que ya es el cuarto Iniciador Asturias que esta vez se celebrará en la capital del Principado de Asturias, Oviedo. Raúl Jiménez es socio fundador de Minube.com y se declara emprendedor por naturaleza además de apasionarle Internet por revolucionario y por su filosofía. Desde hace más de 1 año se encuentra liderando un proyecto y un grandísimo equipo que llena su vida: Minube.com, un sitio web para planificar y compartir viajes por Internet, que está revolucionando el sector viajes en España y en Francia. Anteriormente en el año 2005 fundó shoomo.com, una comunidad de compras. Y como no, a Raúl Jiménez le encantan los viajes. "Factores clave para...

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Cuando se implanta un sistema de gestión de proyectos a nivel corporativo debemos evitar que sea un sistema demasiado "burocrático" ya que sino lo que conseguiremos es que se genere rechazo al nuevo sistema, ¿cómo podemos evitarlo?, a la hora de diseñar el sistema ten en cuenta lo siguiente:

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Cuando trabajamos con varias líneas base en Microsoft Project, nos puede interesar llevar varias copias, por ejemplo, se puede utilizar por norma que la "Línea de base1" sea una copia de la primera línea de base que se haya generado para el proyecto, de esta forma podemos mantener siempre la línea de base original, aunque con la que estemos trabajando haya sufrido alteraciones. La forma de crear una copiar de una línea base es la siguiente:

Menú Herramientas --> Seguimiento --> Establecer Línea de Base Seleccionar Establecer plan provisional Seleccionar la línea de base a copiar y seleccionar en que otra línea base queremos copiarla Aceptar linea base

En la imágen anterior se muestra como copiar la "Línea de base" en "Línea de base1", de esta forma podemos llevar históricos de la línea de base que nos interese, permitiéndonos...

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Una pregunta típica que nos suelen formular los miembros del equipo del proyecto a los Project Managers es: ¿qué tarea es más urgente?, ¿cuál dejo de hacer?. Estas preguntas siempre suelen venir precedidas de asignar o redistribuir tareas al equipo, como Directores del proyecto debemos tener claras las prioridades del mismo y saber transmitirlas a nuestro equipo.

En caso de que existan dudas debemos dejar claras las prioridades a nivel de cada tarea con cada miembro del equipo para así evitar confusiones. Recuerda que al asignar tareas debes identificar un responsable de la tarea, una fecha de entrega y la prioridad de la misma de esta forma evitarás sorpresas. Las herramientas más habituales de "gestión de proyectos" permiten realizar asignaciones a tareas y marcar las prioridades, de esta forma nos será mñas sencillo gestionar estas variables.

¿Te preguntan habitualmente por las prioridades de las tareas?, ¿cual es tu experiencia asignando prioridades?, ¿las prioridades que trasmites al equipo son las mismas que las del cliente?.

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El equipo de Tutele.net ha realizado un vídeo resúmen del Iniciador Asturias de Octubre de 2009 con Jose Manuel Pérez "Pericles" que os recomiendo ver.

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EurotunelEl Eurotúnel es el túnel que comunica Francia con Inglaterra, tiene una longitud de 50 kilómetros de los cuales 39 transcurren por debajo del mar, siendo el segundo túnel submarino más largo del mundo con una profundidad media de 40 metros.

Este tunel permite conectar París con Londres con tren en menos de 2 horas y media, el tren también permite el transporte de automóviles y camiones.

Este proyecto se inició en el año 1984 con un estudio de viabilidad y se puso en marcha en el año 1996, en total 12 años de proyecto y un coste de 16.000 millones de euros. Este proyecto fue todo un desafío tanto desde el punto de vista técnico, por su complejidad, como desde el punto de vista de gestión, ya que hubo que coordinar la multitud de empresas...

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¿Tus proyectos siempre tienen retraso?, si la respuesta es sí, entonces tienes un problema, o varios. Como Project Manager evita que tus proyectos sufran retrasos, los retrasos hacen que quedes mal con el cliente, con tu jefe y contigo mismo, ya que tu reputación como project manager se verá afectada.

Si no consigues resultados tendrás que dar explicaciones y las explicaciones, una vez vale, dos puede, pero tres algo ya empieza a ir mal. Si te comprometes a una fecha tienes que cumplirla aunque tengas que trabajar a destajo, recuerda que te has comprometido. Si la fecha de entrega es inalcanzable debes comunicarlo lo antes posible y replanificar el proyecto con la fecha más probable de finalización, una vez hayas analizado el alcance de los trabajos, los recursos que necesitas y su disponibilidad estarás en condiciones de dar y comprometer una fecha, antes no. Las fechas comprometidas son para cumplirlas, están en juego muchas cosas, imágen de la empresa y la tuya, tu capacidad de gestión, tu honra...

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