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Microsoft Project permite seleccionar entre dos métodos para calcular el valor ganado, el % físico completado y el % completado, ¿qué diferencia hay entre ambos métodos?

El % físico completado se puede utilizar como alternativa al % completado, a diferencia del campo % completado, el % físico es un campo en el que la información se introduce de forma manual siempre, el % completado dependiendo de como se realice el seguimiento del trabajo real puede calcularlo automaticamente Project.

Veamos un ejemplo que muestre la diferencia entre % físico completado y % completado (el ejemplo es el mismo que utiliza la ayuda de Project):

"Un proyecto para construir una pared de piedra consiste en 100 piedras apiladas en 5 filas. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que levantar las piedras una fila más, así que se necesita algo más de tiempo. Para la tercera fila se necesitarán 30 minutos, para la cuarta 35 y para la última 40 (150 minutos en total). Después de colocar las tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene el 60% físico completado (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, sólo ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en términos de duración, el trabajo sólo tiene un 50% completado."

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Como Project Managers y jefes de equipo tenemos que conocer la carga de trabajo de nuestro equipo, de forma que podamos optimizar los recursos. Si en algún momento durante el proyecto un miembro del equipo tiene poca carga de trabajo podremos ponerlo a disposición de otro proyecto para que lo utilice.

Lo mismo puede ocurrirnos al revés, que estemos sobrecargando a un miembro del equipo, en este caso debemos ser conscientes de ello, ya que una persona puede estara trabajando sobreasignado un tiempo limitado, en caso de que no sea así debemos preveer que esa persona se quemará, y su rendimiento empezará a disminuir, en caso de que la sobreasignación sea durante un periodo más o menos largo debemos valorar la incorporación de otro miembro al equipo.

Ten en cuenta que los recursos son limitados y debemos disponer de ellos en el momento adecuado, para eso define una planificación que identifique los roles y skills mínimos de la persona que vaya a realizar la tarea, de esta forma, te tienes que preocupar...

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Cuando se produzca un cambio en el proyecto, ya sea porque el cliente lo haya propuesto o por que se haya detectado esa modificación durante el desarrollo, y ese cambio una vez superada la fase de análisis se haya aceptado, llega la hora de incorporar el cambio. Para que la incorporación del cambio se realize con éxito debemos prestar especial atención a la hora de comunicarlo.

Primero debemos dejar constancia por escrito a los stakeholders y clientes de la repercusión que va a tener el cambio en el desarrollo del proyecto y luego "vender" ese cambio a nuestro equipo, para ello siempre hay que contextualizar el cambio, de esta forma nuestro equipo podrá comprender el por qué del cambio. Tenemos que evitar que vean el cambio aprobado como un trabajo extra o "marrón" por antojo del cliente, sino que responde a una necesidad a la que hay que dar respuesta.

Si es posible, organiza una reunión con todo el equipo del proyecto y explica las condiciones que han motivado la aceptación de ese cambio y de la...

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¿Cómo puede la administración resolver el 70% de sus problemas de gestión? esta es la pregunta que han intentado responder en el tercer observatorio organizado por La Gaceta y AEDIP que se ha celebrado en la Universidad Abat Oliba de CEU en Barcelona.

En este tercer observatorio participaron Jordi Seguró, presidente de AEDIP y Mark Lawson, presidente de MDCI. En negocios.com hacen un resumen de las conclusiones que se extrajeron de este tercer observatorio.

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Las consecuencias de una pésima planificación Ventajas de la Metodología Open de Gestión de Proyectos GEDPRO ...

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preguntasA medida que vamos ganando experiencia en la gestión y dirección de proyectos nos podemos ir dando cuenta de cuales son las preguntas típicas a las que nos vemos sometidos por parte de ejecutivos, clientes, stakeholders, etc...

Si ya tenemos identificadas las preguntas habituales, podemos enfocar nuestro sistema de gestión de proyectos para que podamos obtener las respuestas con el menor esfuerzo posible.

Las preguntas típicas que yo tengo identificadas son:

¿Cuando se acaba el proyecto? ¿Cuánto dinero nos va a costar al final el proyecto? ¿Por qué necesitamos ese recurso que es tan caro? ¿en qué fecha podré ver algo? Las dos primeras preguntas yo las suelo resolver con la planificación y con las curvas del valor ganado, la tercera la resuelvo con el plan de recursos, ya que para las tareas planificadas...

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expectativasUna gran parte del éxito del proyecto radica en que las expectivas de todas las partes interesadas (clientes, sponsors, usuarios, etc...) se vean cumplidas (stakeholders satisfechos).

Como jefes de proyecto tenemos que analizar las expectativas de cada parte y realizar un seguimiento de las mismas a medida que el proyecto avanza.

¿Cómo podemos analizar las expectativas?, la parte fundamental para tener una visión lo más realista posible de las expectativas que genera el proyecto es hablar con cada parte y conocer que es lo que espera del proyecto y en caso de que difiera sobre lo que el proyecto va a generar informarle que eso no va a ser así, no esperes al finalizar el proyecto. Desde el principio deja claro el...

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En GEDPRO llevamos unas semanas probando Project.net y la impresión que me llevo de este software es bastante buena, permite gestionar proyectos via web además de importar y exportar desde Microsoft Project, así como gestionar diferentes líneas base de los proyectos.

Por contra le veo dos inconvenientes técnicos:

El primero que necesita Oracle como motor de base de datos, hemos instalado Oracle Express Edition, versión gratuita pero limitada hasta 4 Gb de almacenamiento. Al usar Oracle Express Edition, hemos tenido problemas importando los Token en Español, de hecho no lo hemos conseguido y lo estamos utilizando en Inglés. Aunque desde la web de Project.net ponen como "planned" el utilizar PostgreSQL como motor de base de datos, navegando por los foros de desarrolladores he descubierto que no lo tienen como prioritario.

Si en tu organización tienes licencia de Oracle, Project.net puede ser una buena alternativa como sistema de información de gestión de proyectos.

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¿Cuantas veces hemos intentado hacer algo y hemos fracasado en el intento? seguramente nos ha sucedido en muchas ocasiones.

Estos fracasos pueden ser consecuencia de un mal inicio, es decir, de una mala elección de los objetivos, o mejor dicho de una mala definición de los objetivos a cumplir.

¿Qué requisitos deben cumplir para que sean "buenos" objetivos? veamos algunas pistas:

Específicos: tener claro que es lo que queremos lograr. Medibles: debemos ser capaces de cuantificarlos para hacer un seguimiento. Alcanzables: no deben de ser fáciles, pero sí posibles de realizar. No podemos pretender hablar perfecto el chino mandarín en 2 h de estudio... pero sí quizá defendernos en unos meses. Relevantes: deben ser cosas que te importen, de este modo será más fácil lograrlo. Temporales: deben tener una fecha fin, no pueden prolongarse en el tiempo indefinidamente. Si no tenemos una meta clara en el tiempo caeremos en la trampa de postergarlo indefinidamente al no tener...

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Microsoft ha publicado la versión V4 de la demo de EPM 2007 para Virtual PC, esta demo es muy útil para los partners de Microsoft como GEDPRO ya que permite enseñar a los clientes las posibilidades de EPM 2007, en total hay que descargar 17 partes para crear el disco duro virtual (18 Gb en total). Esta demo está disponible unicamente en inglés y solo pueden acceder a ella los partners.

Si queréis conocer EPM 2007 en profundidad, en GEDPRO realizamos videoconferencias con compartición de escritorio para mostraros las características. Si estáis interesados enviar un email a soluciones@gedpro.com para concertar una demostración.

En este video (en inglés, pero puedes activar los subtitulos en español) se muestran ciertas situaciones que se dan más a menudo de lo que quisieramos, clientes que nos piden que trabajemos gratis, que les enseñemos nuestro Know-How para hacerlo ellos, etc...

En fin, ¿qué nos diría si le dijesemos al fontanero que este trabajo nos lo haga gratis, que lo compensará con la siguiente avería?, lo más triste es que cada vez nos parecen más normales estas situaciones.

Con este vídeo (descubierto gracias a Ildefonso) quiero ilustrar como debe de ser el liderazgo del Project Manager.

Al principio, el jefe de proyecto baila solo, pero poco a poco transmite al equipo la ilusión por el proyecto de forma que todo el equipo se una. Los proyectos son como esa fiesta, en la que el jefe de proyecto es quien la comienza y tiene que arrastrar al equipo para que participen, poniendo la misma ilusión y compartiendo los mismos objetivos de forma que el proyecto sea el de todos.

Al más puro estilo de una pelicula de acción Microsoft presenta Office 2010, interrogatorios, persecuciones, disparos, etc... Una forma original de presentar el office que viene.

Ya está disponible la actualización acumulativa de Junio 2009 para Office 2007 que incluye actualizaciones para Project Server y Sharepoint 2007, en este enlace tienes más información sobre esta actualización

GESTIONE en colaboración con GEDPRO organiza un curso de dos días (9 y 16 de octubre) en el que se enseñará qué es y como se utiliza la técnica del valor ganado en la gestión de proyectos.

La técnica del valor ganado permite detectar las desviaciones en plazo y costes y es un método efectivo para conocer el estado del proyecto.

El curso está estructurado en tres módulos:

Módulo 1: Introducción a la gestión de proyectos Módulo 2: Metodología de gestión de proyectos Módulo 3: Técnica del valor ganado y se impartirá en las instalaciones de GESTIONE en Gijón (tiene un coste de 90 € bonificables a través de la Fundación Tripartita). Pincha aquí para descargar el diseño formativo del curso.

Ven a conocer la técnica del valor ganado y evita retrasos y sobrecostes en tus proyectos. 

Más información e inscripción aquí

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Continuando con el post de las seis fases de un proyecto, voy a detenerme en la primera fase, "entusiasmo", todo parece posible cuando hay entusiasmo, el jefe de proyecto está ilusionado con el proyecto, el equipo está motivado, el cliente muestra interés por el proyecto, vaya que todo son buenas palabras y el proyecto va a ser un éxito. Ojalá siempre fuese así.

Existen organizaciones que promuevan e incitan al entusiasmo, todo es ilusionante, los proyectos son un desafío, el entorno es agradable y todo está en sintonía, sin embargo existen otras en las que parece que no hay entusiasmo por nada, todo es gris, el trabajo es aburrido y monótono, los trabajadores solo piensan en que llegue la hora de marchar, los proyectos son repetitivos, falta motivación. Si pertenecemos al primer tipo de organización y tenemos como cliente al segundo tipo de organización ("grises") debemos evitar que nos contagien.

Como...

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Os dejo una imágen con las seis fases de un proyecto, ¿quién no ha sufrido estas seis fases alguna vez?

skstages[7]

Si eres de los que te gusta tener todo en Outlook, ahora ya es posible consultar la metodología Open de gestión de proyectos GEDPRO en Outlook, ¿cómo?

El proceso es muy sencillo, consiste en crear una carpeta y definir la página principal de la carpeta con la página principal de la metodología Open de gestión de proyectos GEDPRO.

A continuación te muestro como lo puedes hacer:

1.- Con Outlook abierto, crea una nueva carpeta en tu buzón, la puedes llamar "Metodología Open de gestión de proyectos GEDPRO"

carpeta_outlook

2.- Ahora edita las propiedades de la carpeta y en la pestaña "Página Principal" selecciona la casilla "Mostrar página principal de forma predeterminada para la carpeta" y en dirección escribe http://gedproes.metocube.com/mc/element/view-web/Public haz clic...

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Si gestionamos proyectos utilizando cadena crítica, nos es my útil crear tareas "buffer", esas tareas colchón que nos permiten proteger la fecha de finalización del proyecto.

Ms Project es los suficientemente versátil que con una buena configuración podemos utilizarlo para gestionar los proyectos con la técnica de cadena crítica, en este post voy a describir como crear una tarea buffer. Lo singular de este tipo de tareas es que la duración sea variable en función de las tareas predecesoras.

Una vez que tenemos las tareas definidas, añadimos la tarea que va a funcionar como buffer y otra tarea (hito) que marque el fin del proyecto. En la siguiente imágen se muestra como quedaría la planificación:

buffer1

A continuación, vamos a definir las fechas de inicio y fin del "buffer", para ello compiamos la fecha fin de la tarea predecesora, en nuestro caso, la "Tarea 2" y la pegamos como vínculo de datos en la fecha de comienzo de la tarea "Buffer".

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Ya está disponible en google docs un gadget que permite generar un diagrama de Gantt, para poder acceder al gadget debes tener configurado google docs en inglés (en castellano no aparece).

Si creas una hoja de cálculo, en el menú Insert --> Gadget --> Charts --> Gantt Chart puedes insertar el gadget

gantt chart gadget

El gadget es muy sencillo de utilizar y permite generar diagramas de gantt que muestren el % completado, el inicio y fin de las tareas así como vinculaciones entre tareas.

A todos los que estáis interesados en SCRUM, no dejéis de echar un vistazo al libro de "Flexibilidad con SCRUM" escrito por Juan Palacio, es totalmente gratuito y está disponible en la plataforma SCRUMMANAGER

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