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Si vas a instalar el Service Pack 2 de Microsoft Project Server 2007, te recomiendo que antes instales el hotfix  que acaba de sacar Microsoft que evita la expiración de la licencia de Project Server 2007 , tal como se describe en en este artículo

Puedes descargar el hotfix en estos enlaces:

Para x86: http://download.microsoft.com/download/2/F/5/2F51AB71-1325-49D2-9CB9-18DEC4780E99/office2007-kb971620-fullfile-x86-glb.exe Para x64: http://download.microsoft.com/download/5/B/B/5BBD34A9-C528-42B0-8A5F-9A8997B25C32/office2007-kb971620-fullfile-x64-glb.exe Microsoft está trabajando en la actualización del Service...

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Parece que lo "green" viene pegando fuerte, en otro post hablé sobre si eras un "green" Project Manager hoy quiero hablar sobre los proyectos "green"que aparecen ultimamente, desde proyectos green IT que pretenden reducir el consumo de energía de los sistemas de información hasta los de coches electricos.

Es una buena noticia que en general estemos tomando conciencia de que los recursos son limitados y nos esforzemos en aprovecharlos al máximo, ahora bien echo en falta noticias como que el proyecto X tiene un balance energético positivo de tantos Kw, al igual que hacemos un balance económico del proyecto, calculamos su ROI, su TIR y su VAN, ¿cual es el balace energético de un parque eólico? por ejemplo, este se podria calcular con la energía estimada que se consume en la fabricación de los molinos, en el movimiento de tierras, en la instalación, etc. frente a lo que va a producir, esto es lo que se denomina EROEI...

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Es habitual que como Project Managers a medida que avanzamos en nuestro desarrollo profesional no solo gestionemos un solo proyecto sino que gestionamos 3, 4 proyectos a la vez.

El gestionar varios proyectos no significa que nuestro tiempo lo tengamos que repartir a partes iguales en cada uno de ellos, sino que debemos priorizar y dedicarle el tiempo necesario a cada uno de ellos para que salgan adelante. Está comprobado que la productividad del Project Manager disminuye a medida que gestiona más proyectos, la razón es simple, el cambio de uno a otro proyecto nos exige dedicarle tiempo para conocer el contexto y poder decidir (aumentan los tiempos no productivos). Cuando se gestionan multiples proyectos debemos ir pensando en un nivel más global y preparar al jefe de equipo para que se haga cargo del día a día, de esta forma nos liberará y el tiempo que dediquemos al proyecto realmente aporte valor.

Rodeate de buenos jefes de equipo que te comuniquen la información justa y precisa del proyecto para...

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Las reuniones deberían de ser útiles, ¿no?, ¿cuantas veces nos han convocado a una reunión en la que no sabemos lo que se va a tratar?, ¿tan difícil es definir los objetivos de la reunión y comunicarnos que se espera que aportemos?. La siguiente viñeta se da más a menudo de lo que debería ser.

reuniones

Parece que al jefe de Dilbert nunca le han explicado la triple restricción

Dilbert.com

En todo equipo humano siempre hay algún perezoso, como Jefes de Proyecto y líderes de equipos debemos identificarlos y saber manejarlos ya que pueden ser muy útiles, me gusta esta frase de Walter P. Chryler: "Cuando debo asignar una tarea pesada se la doy a un perezoso: seguro que hallará una manera fácil de llevarla a cabo"

A las personas perezosas les gusta trabajar poco, esto no significa que no hagan el trabajo, significa que agudizan el ingenio para hacerlo con el mínimo esfuerzo posible, ¿no consiste en esto la gestión de proyectos?, hacer lo mismo con el menor esfuerzo y en el menor tiempo posible, aprovecha a los perezosos que tengas en el equipo, son muy útiles y seguro que encuentran alguna forma de realizar el trabajo con el mínimo esfuerzo.

Ayer se celebró el primer Iniciador Asturias, como parte de la organización quiero agradecer a Internet Meeting Point la disponibilidad de todos sus medios, técnicos y humanos y como no a Angel María y Adriano Mones su participación como ponentes.

El nivel de los ponente fue elevado, comenzó Angel María contando sus inicios como emprendedor y los problemas a los que tuvo que hacer frente. La intervención de Adriano también fue de lo más interesante "Innovar en tiempos de crisis" en las que explicó como el Grupo Temper está afrontando esta crisis invirtiendo en innovación, pero lo mejor lo dejó para el final en el que explicó como una idea que surgió de un blog ha ido tomando forma y se ha convertido en un proyecto innovador en el ámbito de las energías renovables, el "Gijón Living Car", un proyecto piloto que pretende dotar a la ciudad de Gijón de recargadores de coches eléctricos para promover la movilidad sostenible.

Tras la finalización hubo una sesión de networking en la que pudimos tomarnos...

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bajando preciosDurante la negociación del contrato del proyecto es práctica común que nos aprieten para que bajemos el precio, durante estas negociaciones debemos tener la mayor información posible para saber cual es nuestro límite y en que condiciones.

El neogociador del proyecto no es un mero "vendedor a comisión", tiene que tener claro el alcance y el coste de cada partida, así como el riesgo que estamos asumiendo.

En estos tiempos todo se negocia a la baja, parece que ya no queda nada de las relaciones WIN-WIN en las que el riesgo es compartido, ahora se juega a transferir todo el riesgo al proveedor al menor precio. En estas situaciones debemos tener claro cual es nuestro margen en el proyecto, a mi me gusta tener en las reuniones el portátil con la planificación del proyecto, yo...

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Albert Cubeles, profesor de Dirección de Proyectos de BES La Salle ha sido nombrado el pasado 28 de mayo Presidente del capítulo de PMI Barcelona.

Desde GEDPRO le deseamos a Albert mucha suerte para presidir el capítulo de Barcelona y ayudar a impulsar la profesión de Dirección de Proyectos.

Enhorabuena Albert!!!

El Project y el Knowledge Management están intrínsecamente unidos. Una definición de Knowledge Management que me gusta es la que lo define como "la asignación a las personas del conocimiento necesario para la realización de sus trabajos", cuando una organización desarrolla un proyecto, éste intrísecamente genera conocimiento tanto para la organización como para los participantes del proyecto, lo que hace que nos permita crecer y mejorar tanto personal como profesionalmente (planes de carrera).

Ahora bien, el conocimiento que se ha generado debe ser transferido al resto de la organización y de compañeros, de nada sirve si algo que hemos aprendido no lo compartimos. Es función del Project Manager gestionar el conocimiento que se genera y facilitar esa transferencia al resto del equipo y de la organización, para ello se pueden utilizar muchas técnicas y herramientas, por ejemplo podemos organizar reuniones de intercambio de experiencias, utilizar un blog para documentar el conocimento, una wiki, etc. Puede...

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toma de decisonesDurante un proyecto se toman muchísimas decisiones, unas más importantes y otras menos, las más importantes lo normal es que sean elevadas a nivel ejecutivo, con el consiguiente retraso que esto supone, ¿cómo agilizarlo?, a nivel ejecutivo debemos trasladar la información para la toma de decisión de forma clara y concisa.

Ponte en el lugar de quien va a decicidir, ¿qué información te gustaría recibir?, las preguntas básicas para decidir son ¿qué opciones hay? y ¿qué consecuencias tiene cada opción?

En primer lugar elabora un pequeño resumen del marco del proyecto (entorno) y crea una tabla con las distintas opciones, cada opción con sus ventajas y desventajas, así como las posibles consecuencias de cada decisión, intenta elaborarlo en equipo para reducir el grado de subjetividad,...

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Ya estamos en la cuenta atrás para el primer Iniciador Asturias que tendrá lugar el próximo 18 de junio en el marco del Internet Meeting Point. A continuación os pongo el post oficial que se ha publicado hoy en la web de Iniciador:

"El jueves 18 de junio de 2009 celebramos el primer Iniciador de Asturias, que se realizará en Gijón.

Tendremos la suerte de contar con uno de las personas a nivel empresarial más importantes de Asturias. Se trata de Adriano Mones, Presidente del Grupo Temper.

El Grupo Temper es un holding de empresas dedicado a la fabricación, a la venta de material electrónico y a la energía desde hace más de 30 años. Con presencia en numerosos países como China, México, Polonia, Portugal, etc. Y diferentes marcas como Climastar, Cepra, Crady, Coati, Koban, etc. Cuenta con más de 400 trabajadores y una facturación anual de 96 millones de euros.

Adriano Mones es también Presidente de la Fundación Prodintec, Vicepresidente del Club Asturiano de la Innovación, Miembro...

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La prestiogiosa consultora gartner acaba de publicar su famoso cuadrante mágico en el que sitúa los distintos software de gestión de proyectos y cartera de proyectos.

Como líderes situa a CA, HP, Planview, Compuware, Microsoft y Oracle, puedes acceder al informe completo aquí

En lo que respect a Microsoft Project, éste ha mejorado su posición respecto al informe de junio de 2008

Cuadrante mágico de gartner

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Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.



David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

Contratar nueva secretaria Reformar la casa Fotocopiar un libro No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar...

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Esto es lo que podemos extraer del anuncio de Heineken, en el que tanto él como ella están satisfechos con su nueva casa, una está contenta con su vestidor (con sus zapatos, bolsos y complementos), y el otro con su nevera repleta de cerveza (¿y quién no lo estaría?). Quienes no hayáis visto el anuncio, lo puedes ver a continuación:



Este anuncio refleja el éxito del Jefe de Proyecto, en este caso supongo que Arquitecto, que identificó a los stakeholders (partes interesadas en el proyecto) e hizo que el proyecto superase con creces sus expectativas. ¿En todos los proyectos tienes identificadas a todas las partes interesadas?, ¿se cumplen sus expectativas?, a veces los proyectos son un fracaso por no tener identificados a todas las partes interesadas o simplemente por olvidarnos del usuario final.

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La Ley de Parkinson afirma que "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine", de esta frase podemos extraer que para realizar una tarea, emplearemos el tiempo que tenemos asignado para ello hasta agotarlo, entonces ¿cómo planificamos las tareas?, ¿qué tiempo asignamos a cada tarea?, estas preguntas son clave ya que determinan la duración y por tanto el coste del proyecto.

Asignar tiempos a las tareas es complicado, como Jefes del Proyecto y responsables del mismo, nos apoyaremos en el equipo para asignar las duraciones, en función de como sea la persona (optimista, pesimista, etc.) nos comunicará una duración, esta duración puede que sea excesiva o no para el trabajo que lleva realizar la tarea. Lo ideal es que las tareas tuviesen la duración exacta que va a llevar realizarlas y un tiempo extra "por si acaso", este tiempo "extra" podemos llevarlo en un buffer, esto es lo que propone la gestión mediante la Cadena Crítica de Goldratt, que lo que propone es reducir...

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Los proyectos internos deberían ser gestionados igual que los proyectos externos en los que se suele tener un contrato y un cliente definido. A veces sucede que los proyectos internos se utilizan para "entretener al personal" sobretodo en épocas de poca carga de trabajo, pero no por ello debemos caer en el error de verlos como un pasatiempo, debemos aprovechar para que el resultado de estos proyectos aporte a la organización una ventaja competitiva, para ello debemos tener en cuenta:

El proyecto interno no es capricho del "jefe", seguro que encaja en alguna línea del plan estratégico de la organización Los plazos se deben cumplir al igual que otros proyectos Si el alcance no está claro o bien definido, es labor del jefe de proyecto dejarlo bien definido No por ser interno tiene menos importancia Muchas organizaciones en epocas de poco trabajo como la actual aprovechan sus recursos para emprender proyectos internos y es habitual que si la carga de trabajo aumenta estos poryectos se...

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Hoy quiero lanzar la siguiente pregunta: ¿Sabes donde estás jugando? y explico el porqué de esta pregunta, con el tiempo me he encontrado con personas de toda clase, optimistas, pesimistas, humildes, grandilocuentes, más jefes, menos jefes, etc. y si algo he aprendido es que a cada tipo de persona hay que saberlo tratar y manejar, así como en cada momento saber transmitir la imágen que queremos que se lleve de nosotros. En los proyectos ocurre lo mismo, cuando estamos al cargo de un proyecto con un cliente, lo primero que debemos saber es en que entorno nos estamos moviendo, no es lo mismo estar en una PYME que en una multinacional, en una organización seria y formal que en otra desenfadada.

El primer paso es situarnos y situar a cada persona de la organización cliente, solo de esta forma evitaremos meternos en líos y transmitir una imágen errónea. Debemos tener en cuenta el lenguaje a emplear, a personas con conocimientos técnicos si podremos inundarles con acrónimos y términos técnicos, a las personas...

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¿mismos objetivos?¿Tienen todas las partes que intervienen en el proyecto los mismos objetivos?

Esta pregunta que es sencilla y que seguramente todos estemos de acuerdo en que la respuesta es que todos deben tener los mismos objetivos, en la práctica puede ocurrir que no sea así.

Una vez que el proyecto está lanzado y planificado y estamos en fase de creación del equipo no debemos  olvidarnos de compartir y alinear los objetivos. Es clave que los objetivos del cliente y de los interesados en el proyecto (stakeholders) estén alineados con el equipo. Como Project Manager tenlo en cuenta y no te olvides de chequear los objetivos de cada parte, puede que a lo largo de la vida del proyecto los objetivos varíen, en ese caso hay que asegurar que todos estén alineados con los objetivos.

No esta de más que en las reuniones periódicas se comprueben los objetivos del proyecto, y que cada parte exponga cuales son los objetivos del proyecto y si se están cumpliendo, en caso de detectar que no todas las partes los tienen claros, debemos informar y tomar acciones para corregir la situación como por ejmplo realizar una reunión informativa, publicar los objetivos en la intranet del proyecto, comunicarlos mediante email, etc.

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Es habitual tener en los proyectos tareas que se repiten cada ciertos periodos, pro ejemplo tareas de elaboración de informes, reuniones de seguimiento, etc.

Microsoft Project facilita la labor de introducir tareas que se repiten, para ello debemos utilizar tareas repetitivas. Para añadir una tarea repetitiva solo tenemos que seleccionarla en el menú Insertar --> Tarea repetitiva y aparecerá una pantalla similar a:

tarea repetitiva

En esta pantalla podemos seleccionar la duración, el patrón de repetición, cuando queremos que comienze y que finalice así como el calendario.

Este tipo de tareas facilitan la creación, ya que sino tendriamos que ir introduciendo cada tarea de forma manual.

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