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El PMIS (Project Management Information System) es fundamental en los megaproyectos, por esto se recomienda que al iniciar un megaproyecto, en los primeros 100 días del proyecto se implemente el sistema de información para gestionar el proyecto, precisamente en las primeras fases del proyecto (iniciación y planificación), sobre todo en la planificación es crítico el sistema de información que adoptemos. En el mercado existen diversos software de gestión de proyectos, pero debemos de tener en cuenta a la elegir nuestro PMIS es:

Que sea fácil de implementar Que permita escalabilidad Que nos permite extraer información para elaborar informes Que nos permita gestionar los costes y los recursos Que nos calcule el valor ganado Seguro que se me escapa alguna característica que debe tener nuestro PMIS, pero para mi la característica más importante y sobretodo si se trata de megaproyectos es la de escalabilidad, ya que al principio del proyecto seremos pocas personas trabajando, pero...

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Hoy lanzamos un nuevo servicio: "Servicio de identificación de proyectos con problemas", este servicio consiste en un cuestionario que permite identificar si un proyecto se encuentra en dificultades o no, el cuestionario se compone de 11 preguntas.

Una vez hayas rellenado y enviado el cuestionario, un consultor lo analizará y en un plazo de dos días laborables se enviará un informe indicando si el proyecto debe ser analizado o si por el contrario goza de buena salud.

Apuntar que este servicio es totalmente gratuito, solamente hay que estar registrado para poder acceder al cuestionario. Se puede acceder al cuestionario desde aquí

informe

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Muchos de los problemas que nos surgen cuando trabajamos con Ms Project se resuelven si entendemos bien el funcionamiento de trabajo, duración y unidades de asignación, a continuación voy a intentar explicar como se relacionan estas tres variables:

Ms Project calcula el trabajo como la duración por las unidades de asignación:

TRABAJO=DURACIÓN x UNIDADES

Si una tarea que dura 8 horas le asignamos un recurso al 100%, Ms Project calculará el trabajo como Trabajo=8 h x 1, es decir 8 horas de trabajo, si en cambio le hubieramos asignado un recurso al 50%, el trabajo habría resultado 4 horas.

Ahora bien, el comportamiento de la tarea también depende del tipo de tarea de si es de unidades fijas, de trabajo fijo o de duración fija,a continuación se muestra una imágen que ilustra como varía el comportamiento de la tarea cuando modificamos una de las variables:

ZA010744413082

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El 28 de abril está previsto el lanzamiento del Service Pack 2 de Microsoft Office 2007en lo que respecta a Ms Project 2007 las mejoras afectan al motor de planificación, a la caché y los diagramas de gantt.

También se mejora la compatibilidad con versiones anteriores de los formatos .mpp.

En lo que respecta a Project Server 2007 este service pack gestiona mejor la memoria de la cola, mejora el rendimiento en la indexación de algunas tablas y mejora la planificación de recursos, la creación de euipos y los recursos de coste.

Podéis encontrar más información sobre este Service Pack 2 aquí

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Quiero compartir este vídeo que muestra como las grandes cosas se hacen en equipo, como Project Managers nunca debemos olvidar que el equipo es más que la suma de los componentes, creemos equipo y aspiraremos a lo más alto. 

crucigramaSi estás preparando el PMP o simplemente quieres divertirte prueba a realizar este crucigrama que proponen desde EasyPMP con términos de Project Management, el crucigrama está en inglés y consta de 30 palabras relacionadas con la gestión de proyectos.

No todos los proyectos en los que participamos tienen éxito, en toda organización siempre existen proyectos fallidos, me refiero a proyectos fallidos aquellos que no cumplen las expectativas del cliente, han incurrido en sobrecostes o simplemente no se han entregado en fecha. A todos los que gestionamos proyectos alguna vez nos ha tocado un proyecto fallido y no es agradable, pero es una oportunidad para aprender de lo que se ha hecho mal.

En un proyecto fallido se puede aprender más que en uno que haya sido un éxito, por eso desde mi punto de vista, una vez que ha finalizado un proyecto fallido se debería de prestar más atención si cabe a generar "lecciones aprendidas", las lecciones aprendidas en un proyecto que ha sido un desastre deberían ser analizadas, estudiadas y compartidas con el resto de la organización para evitarlos en el futuro, muchas veces esto no se hace por verguenza de asumir el fracaso, por esto una de las cualidades que debe tener un Project Manager es la de saber asumir el fracaso y no avergonzarnos por eso, tenemos que aprender de nuestros errores, todos alguna vez hemos participado en un proyecto fallido, el hecho de haber participado en un proyecto fallido nos va a aportar una experiencia que hará que seamos mejores Project Managers, eso sí, hay que poner todos los medios para evitar los proyectos fallidos, pero a veces hay proyectos que ya nacen condenados al fracaso.

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Cuando se trabaja con varias líneas de base en Microsoft Project es muy útil la vista "Gantt de varias líneas de base" ya que permite obtener en una sola vista las distintas planificaciones de cuando hemos guardado las diferentes líneas de base, de esta forma podemos ver los cambios que ha sufrido la planificación en los distintos momentos en los que se guardaron las líneas de base.

Para visualizar este gantt de varias lineas base debes seleccionar en el menú "Ver" la opción "Más vistas" y en el cuadro de diálogo seleccionar "Gantt de varias líneas de base", en la siguiente imágen se puede observar este diagrama, en este caso solamente se habían guardado dos líneas de base.

gantt_varias_lineas_base

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Ya hay dos keynote speakers confirmados por la organización para la Microsoft Project Conference 2009 , estos son Gary Hamel y Chris Capossela.

Gary Hamel ha sido recientemente nombrado por The Wall Street Jornal como una de las personas más influyentes de los denominados "business thinkers" y Chris Capossela es vicepresidente senior de Microsoft Information Worker Product Management Group, por el momento los keynote speakers seleccionados por la organización prometen. Podéis encontrar más información sobre los ponentes en http://www.msprojectconference.com/speakers.html

El Project Manager juega un rol fundamental en la canalización del conocimiento en una empresa, por lo menos desde mi punto de vista y voy a tratar de explicar porqué:

El conocimiento empresarial se genera en los proyectos, constantemente el equipo de proyecto se enfrenta a problemas que tiene que ir resolviendo, esto hace que día a día el equipo aprenda y genere conocimiento sobre el problema y/o tema sobre el que están trabajando, si el proyecto se realiza en las instalaciones del cliente, el equipo de proyecto puede que no tenga comunicación formal con otros equipos de otros proyectos que pueden tener esos mismos problemas y les sería muy útil el conocer como lo han resuelto otros, aquí es donde el Project Manager juega un papel relevante.

El Project Manager debe ser un elemento canalizador de conocimiento en las organizaciones, es su labor el que quede documentado y explicado cómo se han resuelto los problemas, qué solución se ha aplicado y por qué y toda esta documentación y conociemiento generado...

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En Ms Project se puede definir una fecha límite para la realización de una tarea, imaginemos que la tarea "Diseño Funcional" tiene una duración de 10 días y tiene como fecha límite el 17 de abri, si la tarea comienza el 2 de abril, la fecha de finalización es el 15 de abril, esto supone que tenemos dos días de margen hasta la fecha límite, aún así le establecemos a la tarea la fecha límite del 17 de abri, ¿cómo?

Seleccionamos la tarea En el menú Proyecto seleccionamos "Información de la tarea", se abrirá una ventana Seleccionamos la pestaña "Avanzado" En el campo Fecha Límite seleccionamos la fecha, en nuestro caso el día 17 de abril Aceptamos fecha_limite

Si nos fijamos en el diagrama de Gantt, podemos observar como en la tarea en la que hemos introducido la fecha límite, en esa fecha aparece una flecha hacia abajo, esto es el indicador...

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Actualmente es normal que los proyectos sean cada vez más complejos, con muchas partes interesadas y muchos agentes involucrados, el Project Manager en estos proyectos complejos pasa a tener un rol de "facilitador" ya que aunque técnicamente en algún área puede aportar algo por su experiencia, lo normal es que haya otras áreas en las que no tenga ni conocimientos ni experiencia.

En estos proyectos el Project Manager debe confiar en el saber hacer de los técnicos y facilitar la labor estableciendo las pautas de dirección. El Project Manager debe establecer un entorno en el que el equipo esté cómodo trabajando, la comunicación fluya y los distintos equipos de trabajo tengan objetivos comunes. Esto que parece sencillo en la realidad se complica ya que en grandes proyectos el equipo puede perder la noción de quienes son los interesados, cuales son los objetivos, etc.

Es labor del Project Manager que los distintos equipos de trabajo del proyecto tengan clara la dirección y los objetivos del proyecto...

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